Avec la montée en puissance du marché des smartphones/tablettes et de celui de la BI, il est étonnant de voir que la BI Mobile en entreprise ne progresse pas considérablement en France. Dès que l’on parle de mobilité, la question de la sécurité des données surgit très rapidement. L’inquiétude pour les entreprises de voir « sortir » de l’entreprise des informations confidentielles persiste. Il est pourtant possible de faire de la mobilité en toute sécurité, comme SFR Distribution nous le prouve.
La BI chez SFR Distribution
L’application de reporting existante rapproche, consolide et synthétise différentes informations provenant des systèmes opérationnels de SFR Distribution, et met à disposition des utilisateurs des tableaux de bords synthétiques et/ou détaillés, ainsi que les moyens leur permettant de réaliser leurs propres analyses.
Il existe aujourd’hui plus de 150 rapports accessibles sur l’application Picasso et 30 cubes consultables depuis Excel. L’accès à ces rapports se fait via le Report Manager installé sur un serveur local de l’entreprise, où la gestion des droits est basée sur l’authentification Windows.
Les utilisateurs principaux de ces rapports sont la direction de SFR Distribution, les directions commerciales régionales, les chefs des ventes ainsi que les collaborateurs en boutique.
En plus de ces rapports, des mails quotidiens sont envoyés avec le résumé des ventes de leur secteur d’activité. Afin de compléter ces mails puis de les remplacer à terme, la DSI a la volonté de mettre en place des rapports mobiles accessibles directement depuis les tablettes en magasin ou sur mobile pour la direction.
Vers de la mobilité
Acteur majeur du numérique, le groupe SFR est directement concerné par les dispositions du RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données). Le Cloud computing, c’est-à-dire stocker et accéder à ses données directement sur internet, soulève un certain nombre de difficultés au regard du respect de la législation relative à la protection des données personnelles. Pour recourir à un service de Cloud computing, il est donc indispensable pour SFR Distribution de suivre un processus très rigoureux garantissant le respect de ses obligations au regard de la loi.
Ne pouvant pas mettre en place un service de Cloud computing rapidement, la DSI a souhaité profiter de l’upgrade de leur plateforme vers SQL Server 2016 Enterprise (qui a été ensuite migré vers SQL Server 2017 Enterprise) pour étudier les outils intégrés, sans coût supplémentaire, permettant de faire de la BI Mobile.
Microsoft, pour qui l’objectif est de faire converger ses outils BI pour en faire une offre homogène, multi-usage, propose deux solutions « Power BI » et « Rapports mobiles » où il est possible de faire de la mobilité multi-device et cross-plateform. Power BI est idéal pour le Cloud en mode connecté, gratuit selon certains critères ou avec un système d’abonnement. Les rapports mobiles sont plutôt conseillés pour une infrastructure sur site et en mode connecté ou déconnecté. Ces derniers ont été intégrés à la partie Reporting Services après le rachat de Datazen par Microsoft. Ils sont inclus dans les licences SQL Server Enterprise avec la « Software assurance » Microsoft. Au travers de la Software Assurance, SFR Distribution disposait également de Power BI Report Server qu’il est possible d’installer sur un serveur on premise.
Le déploiement d’une instance Power BI Report Server offre un portail Web moderne via lequel il est possible d’organiser et d’afficher des rapports paginés, des rapports mobiles, des indicateurs de performance clés (KPI), ainsi que des fichiers Excel et Power BI Desktop. Le portail web remplace le gestionnaire de rapports des versions antérieures.
L’avantage de ces nouveaux rapports, « Rapports mobiles » et « Power BI », c’est qu’ils peuvent être consommés à l’aide de n’importe quel appareil mobile (IPhone, IPad, appareils Android/Windows 10) dans l’application mobile Power BI alors que l’utilisateur est soit connecté au réseau d’entreprise où le gestionnaire de rapports est hébergé, soit en dehors du réseau d’entreprise en utilisant simplement Internet.
C’est ainsi que les deux outils ont été testés et mis à l’épreuve pour choisir la meilleure réponse technique pour apporter de la BI mobile chez SFR Distribution.
Il ressort de ce test que les rapports Power BI sont des outils de restitution très complets permettant de modéliser des données et de les visualiser à travers des analyses guidées (tableaux de bord) ou libres (construction à la volée). La facilité de création et d’utilisation des rapports « Power BI » le rend accessibles à des utilisateurs avancés. Tandis que les rapports mobiles sont beaucoup plus simples, que ce soit au niveau du rendu visuel ou dans sa création. Ils sont moins modulables : on peut seulement choisir ses couleurs parmi un nombre restreint de thèmes ; il est impossible de créer de nouveaux composants visuels ; il existe seulement deux sources de données (Excel ou Dataset partagé). Même si un Dataset peut se connecter à de nombreuses sources de données, sa création nécessite l’intervention d’un expert et donc n’est pas à la portée de n’importe quel utilisateur.
Après une phase d’étude et de tests d’intégration fonctionnelle, le choix de SFR Distribution s’est porté sur la mise en place de rapports Report Mobile qui ont été déployés sur une instance Power BI Report Server.
C’est la simplicité et surtout le design « sexy » du report Mobile qui a plu et déclenché un coup de cœur. En revanche, certains éléments de Power BI ont déplu et ont été rédhibitoires, notamment les filtres par défaut d’un rapport qui sont visibles et modifiables, ce qui peut perturber l’utilisateur et lui permettre de modifier des éléments qu’il ne devrait pas.
La création de rapports mobiles
Pour créer un rapport Report Mobile, il faut passer par un designer : le Mobile Report Publisher. La première étape de création est de choisir parmi les différents composants et de déposer celui qui convient sur la grille. Il est donc possible de commencer à maquetter le design d’un rapport directement avant même de le connecter aux données réelles. Par défaut la grille proposée est optimisée pour un écran de type PC, cette grille peut être aisément modifiée en sélection le nombre de lignes et de colonnes. Chaque rapport peut être conceptualisé de 3 façons différentes afin d’optimiser le rendu en fonction de l’appareil sur lequel il est visualisé : Master (pour PC), Tablet ou Phone. Pour le design, seuls quelques thèmes prédéfinis sont disponibles.
La seconde étape est de mapper ces visuels aux données voulues. L’application génère directement des jeux de données par défaut, permettant de visualiser un rendu du rapport pendant sa création. Il convient de remplacer ces jeux de données auto-générés par les données réelles que l’on souhaite voir affichées. Pour cela, il est possible d’importer les données de deux types de sources : de fichiers Excel locaux ou de jeux de données partagés présents sur un serveur Reporting Services (ou Power Bi Report Server).
Il est également possible de créer des KPI directement sur le report Manager, de manière très simple. Il suffit de lui donner un nom, une description et de lui affecter une valeur ainsi qu’un objectif, mais aussi un état et un jeu de tendance si ces informations sont connues.
Une architecture dédiée
L’enjeu principal dans la mise en place de rapports mobiles est l’accès aux données depuis internet, tout en continuant de s’identifier avec les comptes utilisateurs AD de SFR Distribution, avec une attention particulière pour la garantie de la protection des données.
La particularité de SFR Distribution, c’est qu’il existe plusieurs domaines : le domaine « web » accessible depuis l’extérieur, le domaine « serveurs » sur lequel se trouve nos serveurs où sont déployées nos instances BI (SQL, SSIS, SSRS et SSAS), et le domaine « utilisateurs » qui gère l’authentification des collaborateurs. Il a donc fallu configurer le serveur AD on premise du domaine « serveurs » pour qu’il puisse interroger en LDAP (Protocole d’accès aux annuaires, base d’informations sur les utilisateurs) celui du domaine « utilisateurs ».
Les rapports classiques SSRS existants sont accessibles depuis le domaine « utilisateurs » de SFR Distribution.
Dans cette architecture, nous avons créé un nouveau serveur avec une instance Power BI Report Server que nous avons placé en DMZ (Demilitarized zone) sur le domaine « serveur ». Cette zone démilitarisée est un sous-réseau séparé du réseau « serveurs » et isolé de celui-ci et d’Internet par un pare-feu.
Pour consulter un rapport depuis son Mobile, il faut tout d’abord se connecter au serveur de rapport, sur l’application Power BI, via une adresse HTTPS. Le flux de données va aller sur un premier serveur web situé dans le domaine « web » et être redirigé via une nouvelle adresse http sur le serveur de rapports du domaine « serveurs » en DMZ.
A ce moment-là, il faut s’authentifier avec son compte utilisateur SFR. Une fois l’utilisateur authentifié, les rapports mobiles et les indicateurs de performance clés sont affichés dans les mêmes dossiers que sur le portail web Reporting Services. Lors de l’affichage d’un KPI et d’un rapport, le serveur récupère les données à afficher au travers de datasets partagés. Pour cela, il interroge le serveur de base de données avec des requêtes SQL. Les données font enfin le chemin inverse pour être restituées visuellement dans le Mobile.
Pour encore plus de sécurité, il ne sera jamais stocké de données sur ce nouveau serveur qui sera accessible depuis internet. Ce serveur ne sert que d’affichage du portail Web de Power BI Report Server.
La gestion des accès au site et aux éléments du serveur de rapports est basée sur une authentification Active Directory. Les autorisations sont fournies via des attributions de rôles que nous définissons pour chaque compte d’utilisateur ou de groupe.
Une BI entièrement repensée pour la mobilité
Il est nécessaire d’adapter la stratégie BI existante pour qu’elle ait un sens et qu’elle soit réellement source de productivité et de valeur ajoutée dans les situations de mobilité. Il ne s’agit donc pas là de reproduire et adapter les rapports existants sur un mobile mais bien de réfléchir aux nouveaux besoins que la mobilité peut apporter. Si les rapports SSRS existants chez SFR Distribution consistent pour beaucoup à restituer une quantité importante de données sous forme de tableaux, il est évident que cela ne peut en être de même avec un rapport visualisé sur un mobile.
Par ailleurs, il n’est pas possible de mettre des datasets partagés en cache si les données varient selon l’identité de l’utilisateur, ou si celles-ci sont récupérées à l’aide du jeton de sécurité de l’utilisateur qui demande le rapport. C’est pourquoi l’on propose de restituer des données plus agrégées afin que les rapports mobiles soient disponibles via le cache et donc plus performants en temps de réponse. Par exemple en proposant un rapport montrant les chiffres des ventes nationales réparties par région et par rubrique. Ou encore en présentant des KPI exposant les ventes quotidiennes nationales de différents mobiles ou de box. Il est possible de créer différents dossiers pour différents niveaux organisationnels en donnant les droits aux groupes d’utilisateurs qui convient.
Pour conclure
Données bancaire, météo, santé, sport, etc., il suffit d’allumer son téléphone portable pour avoir accès à ces informations. Ces données sont en permanence à disposition, de manière rapide et ergonomique.
Et maintenant, en plus de leurs données personnelles, les collaborateurs de SFR Distribution peuvent également consulter leurs données professionnelles les plus significatives depuis leur mobile. Pour l’instant seuls les directeurs peuvent voir les chiffres de l’entreprise mais bientôt cela permettra à un commercial de connaitre le détail de ses ventes et objectifs et à un responsable de piloter l’activité de ses équipes.
En bref, la BI mobile chez SFR Distribution assurera à tous les professionnels une meilleure compréhension de leur secteur d’activité et ce en toute sécurité. Evidemment, ceci est une solution parmi tant d’autres, pour parvenir à mettre en place de la BI Mobile en entreprise.
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