Les projets Business Intelligence sont traditionnellement très cadrés. Un besoin exprimé par des utilisateurs (issus du métier), des règles métiers, rapports, dashboards et KPI qui viennent généralement eux aussi des utilisateurs finaux. La DSI est consultée parce qu’elle sait d’où proviennent les données et qu’elle sera sollicitée pour le développement puis l’exploitation de la solution mise en place. Les flux sont longs à développer, les sources figées (notamment pour éviter les aller-retours avec un éventuel partenaire externe), les attentes classiques. Et puis, quoi de plus statique qu’un besoin de reporting, qu’un besoin comptable, qu’un report réglementé ? On sait ce qu’on veut !

Généralement, l’Agilité fait assez peu bon ménage avec la BI, c’est un état de fait.

Mais la mise en œuvre d’une solution Big Data bouscule les habitudes. On promet aux utilisateurs de ces systèmes monts et merveilles depuis 5 ans, et aujourd’hui les technologies sont mûres : on n’a plus peur d’aller dans le Cloud, d’y héberger ses données, on sait qu’en chiffrant tout on se protège efficacement. La promesse est belle, les attentes sont grandes !

60% des projets BigData sont voués à l’échec

Gartner analyse avec raison que les deux tiers des projets Big Data sont voués à l’échec, pour deux raisons majeures : 1) on ne sait pas ce qu’on cherche. 2) le passage au Big Data ne se décrète pas à grand coup d’investissement, mais nécessite un réel changement de culture dans l’entreprise.

Nous proposons ainsi deux facteurs clés pour la réussite d’un projet Big Data, lorsqu’on entame la bascule vers ces technologies dans une organisation :

• Identifier où on trouvera le meilleur ROI : le sponsor renouvellera ses engagements financiers si les premières tentatives sont couronnées de succès
• Démarrer le projet avec une nouvelle approche, beaucoup plus inclusive, mettant au cœur du dispositif des processus d’Intelligence Collective

Le Design Thinking au service de l’utilisateur

30 ans après la naissance de ce courant de pensée (1987, Peter Rowe, Desing Thinking aux presses du MIT), cette approche de l’Innovation qui mêle pensée analytique et intuitive, co-création et design au service de l’utilisateur final suscite un engouement croissant. Son adoption est très large dans les Startup Numériques qui éditent des solutions logicielles : la méthode séduit par sa capacité à mettre l’utilisateur final au centre des réflexions, à recueillir très rapidement ses retours vis-à-vis d’un prototype, à ajuster efficacement ce prototype en fonction de ces retours.

Le Design Sprint, c’est un process apprenant de 5 jours qui permet de répondre à une question critique grâce au Design, au Prototypage et aux Test Utilisateurs. Le Design Sprint concentre sur une durée courte l’attention, la créativité et l’énergie d’un groupe hétérogènes d’individus de l’organisation, en utilisant des méthodes du Design Thinking, au service d’un produit. Le Sprint se déroule sur 5 jours calendaires, du lundi au vendredi (en dehors des phases amonts de préparation), il nécessite d’embarquer des participants variés : le succès du sprint repose en grande partie sur la mixité des participants, qui garantit qu’aucune partie prenante ne sera négligée.

Durant les 5 jours du sprint, les participants vont travailler dans les axes suivants : Empathie, Identification des besoins, Idéation, Prototypage, Tests utilisateurs.

Déroulement du Design Sprint

Le Sprint est animé par un Sprint Master. Aguerri à l’animation de groupes en Intelligence Collective, Agiliste confirmé, le Sprint Master est un facilitateur qui va préparer et animer le sprint pour permettre au groupe de produire la meilleure réponse possible au besoin. Son travail ne se réduit pas aux 5 jours du sprint : il doit en amont préparer le sprint avec le mandataire, en aval packager le livrable. Il est la garant de la méthodologie et de la réussite du sprint.

Jour 1 : Immersion

La première journée de la semaine est destinée à faire émerger une cartographie des besoins, elle met en lumière une vision optimiste et une vision pessimiste du projet. On dédie une partie de la journée à interviewer des experts (où est la donnée ? quelles sont les difficultés connues ?) et aussi des utilisateurs cibles (quelles sont vos attentes, les défaillances du système actuel ?). Cette journée assure la prise en compte de toutes les sensibilités des parties prenantes du projet, afin de ne laisser aucun besoin au bord de la route, en utilisant des méthodes d’animations issues du Design Thinking (5 why’s, Crazy 8, Empathy Map, …)

Jour 2 : Idéation

La seconde journée de la semaine est destinée à imaginer des solutions aux besoins exprimés la veille. On va dédier une grande partie de la journée à créer un Board d’Inspiration, une sorte de Galerie qu’on partage. Pendant une partie de la matinée les participants vont aller collecter des idées en benchmarkant des solutions existantes, des idées qu’ils ont déjà croisées dans d’autres réalisation (pourquoi réinventer la roue lorsque certaines solutions très inspirantes existent).

On passera ensuite l’après-midi à élaborer une solution en sollicitant noter cerveau droit (créativité) avec des outils adéquat (le dessin par exemple). Le travail est cadré afin d’accompagner les plus timides ; à la fin de la journée un ensemble de solutions anonymes (pour que chacun soit à l’aise et pour tromper la pression normative) est produit.

Jour 3 : Décision

La Galerie d’Arts a été mise en place par le Sprint Master à partir des solutions imaginées la veille, il est temps de prendre des décisions en votant pour les meilleures idées. Le Dot Voting (vote avec des pastilles) va permettre de réaliser des Cartes Thermiques des meilleurs idées (vote précis pour des morceaux de solutions imaginées la veille). A noter qu’à ce stade les solutions proposées sont toujours anonymes et que chaque participant détient un vote qui pèse aussi lourd que celui des autres (hormis le Super Vote du décideur qui peut départager si cela s’avère nécessaire).

On passera ensuite la fin de la journée à Storyboarder la solution qui aura été votée le matin. Si besoin, on pourra choisir de Storyboarder deux solutions afin de les bencher l’une contre l’autre.

Jour 4 : Prototypage

Cette journée est dédiée à la réalisation d’un prototype, d’une façade à faire tester le lendemain par des utilisateurs. Il est nécessaire en amont d’avoir déjà pensé aux outils qu’on va utiliser sur cette journée, afin de ne pas perdre de temps sur cette journée. Par ailleurs, il faut en parallèle de la réalisation du prototype, définir le scénario de l’interview que sera présenté aux utilisateurs le lendemain, afin de s’assurer qu’il soit réalisable avec le prototype en cours de réalisation.

Il ne s’agit pas de développer une solution fonctionnelle, mais bien une façade qui permettra aux testeurs de valider (ou non) le lendemain, le scénario que l’on aura choisi de proposer.

Jour 5 : Test

La dernière journée est dédiée aux tests utilisateur. On aura pris soin durant la semaine de recruter des utilisateurs du système afin de pouvoir soumettre notre prototype à des vrais besoins, des vraies attentes, des vraies réactions. Deux salles devront être prévues, une salle qui accueillera les utilisateurs qui seront interviewés les uns après les autres et une salle dédiée aux membres de l’équipe du Design Sprint, qui vivront en direct les réactions des utilisateurs.

La salle d’interview sera filmée (enregistrée), l’interviewé devra verbaliser toutes ses actions (« Je souhaite afficher les données de mon département, je cherche le filtre mais ne parviens pas à le trouver… »)

Le rôle de l’interviewer sera primordial pour mettre l’utilisateur interviewé dans les meilleurs conditions (réassurance : on ne cherche pas à vous tester, vous ne pouvez rien casser, etc.).

Bluffant ?

Chaque personne qui a participé à un Design Sprint bien organisé a son propre retour. Mais généralement, le terme Bluffant ! ressort dans les échanges. La démarche est ultra performante.

Le Design Sprint, facteur clé de succès du projet Big Data

L’usage du Design Thinking est cependant beaucoup moins répandu dans des domaines tels que la Data, la bascule vers ces nouvelles technologies a pourtant tout à y gagner. Gartner propose d’Identifier le meilleur ROI, une Approche plus Inclusive ?

dcube réalise pour ses clients un Design Sprint spécifique dédié aux projets Big Data dans des organisations qui démarrent sur ces technologies. Fort de ses expériences en Design Sprint et de notre accompagnement d’organisation dans la mise en œuvre de solutions Big Data, dcube a mis au point des process et ateliers spécifiques dans le Data Design Sprint.

L’Agilité au cœur de l’Organisation

L’Agilité est souvent réduite à l’organisation de projets de développement. Lorsqu’on pousse la posture un peu plus loin on accompagne des projets dont la nature n’est pas (considéré comme) compatible. Les organisations les plus avancées vont proposer à leurs clients une contractualisation Agile afin d’encadrer des projets avec ou outil adapté à la démarche Agile.

Enfin, certaines organisations fonctionnent intégralement en Agilité. Dcube a choisi il y a 4 ans d’entamer une démarche de libération afin de garantir à chaque équipier ses principes d’équité intrinsèque, de réalisation de soi et d’auto-direction. La démarche est longue et parsemée d’embuches car, au même titre que le Design Sprint orienté Data n’existait pas, nous avons dû réinventer notre gouvernance une fois que nous avons supprimé la hiérarchie. L’intelligence Collective, l’Inter-coaching, la Facilitation sont au cœur de notre fonctionnement, la co-construction des éléments fondateurs (Vision – Valeurs) a été réalisée avec nos parties prenantes (conjoints de nos équipiers, partenaires, clients). Notre travail, ensemble, a du sens, le sens que nous voulons lui donner et qui sert au quotidien chacun de nos clients ; nous l’avons exprimé dans notre Raison d’Etre : dcube réalise les meilleures solutions data, à haute valeur ajoutée, au service des organisations leaders.