Chers utilisateurs d’Excel du dimanche, ou utilisateurs aguerris, je souhaite vous faire profiter de quelques astuces que je ne connaissais pas il y a encore peu de temps et qui sont fort utiles.

Dans ce premier article d’une longue série, je l’espère, je vais vous parler de quelques astuces qui vont améliorer votre productivité.

1. L’auto-complétion (ou remplissage instantané)
2. La somme dans les tableaux.
3. Atteindre des cellules vides

1.    L’auto-complétion (ou remplissage instantané)

Imaginons que nous ayons un fichier Excel avec le tableau suivant, contenant des milliers de lignes :

Nous souhaitons récupérer les informations (nom, prénom, mail et société) présentes dans la première colonne. Il est possible d’ utiliser des fonctions d’extraction de chaînes de caractères pour récupérer cela dans les colonnes suivantes mais grâce au remplissage instantané, pas besoin de connaître de formules.

Il suffit juste de renseigner dans les 2 ou 3 premières lignes les informations à la main et ensuite, de sélectionner chacune des colonnes à partir du premier exemple jusqu’à la fin du tableau, puis enfin de cliquer sur CTRL + E. Excel va automatiquement remplir toutes les autres lignes grâce aux exemples remplis préalablement.

Ce qui nous donne le résultat suivant :

Il se peut qu’Excel ait besoin de plus d’exemples différents pour bien comprendre comment remplir les différents champs, mais dans ce cas, il prévient grâce à cette pop-up :

2.    La somme dans les tableaux.

Il existe de nombreuses façons de faire des sommes dans un tableau Excel dont la plus connue : la fonction « SOMME »  (ou SUM en anglais). Il suffit ensuite de sélectionner les lignes à sommer comme ci-dessous :

Dans cet exemple, cela voudrait dire que nous devons répéter plusieurs fois la même opération. Et si je vous dis qu’avec un ALT + « = », toutes les sommes du tableau se font automatiquement. Magique non ?

Pour cela, il suffit de sélectionner l’ensemble du tableau ou des tableaux et de faire un ALT + « = ».

3.    Atteindre des cellules vides

Grâce aux trois astuces qui vont suivre, vous gagnerez un temps précieux :

• Suppression des lignes vides
• Ajout d’une même valeur à toutes les cellules vides d’un tableau
• Remplissage des celulles via l’élément supérieur

a.      Suppression des lignes vides

Pour sélectionner toutes les lignes vides d’un fichier, il faut se positionner sur la première colonne du fichier, soit à l’aide de la souris, soit en faisant CTRL + barre d’espace, et appuyer sur « F5 ». Une pop-up s’affiche, il faut alors sélectionner « Cellules » puis « Cellules vides ».

Une fois validé, toutes les lignes vides sont maintenant surlignées au niveau de la première colonne. Il suffit ensuite de faire « CTRL » + « – » (moins). Une nouvelle pop-up apparait où il faut sélectionner « Ligne entière ».

Cliquez sur OK, et vos lignes vides ont disparu !

b.      Remplissage des cellules via l’élément supérieur

Tout comme pour supprimer une ligne, il faut répéter les premières étapes jusqu’à arriver à la pop-up suivante :

Une fois validé, toutes les cellules vides sont maintenant surlignées au niveau de la première colonne.

Il suffit ensuite d’appuyer sur « = » qui va être saisi dans la première cellule non vide. Il faut ensuite remonter à l’élément supérieur en appuyant tout simplement sur la flèche du haut et de faire un « CTRL » + « entrée ».

Toutes les cellules sont maintenant remplies avec l’élément supérieur comme ci-dessous :

c.      Insérer la même valeur (cellules vides)

Tout comme pour supprimer une ligne ou remplir des cellules via l’élément supérieur, il faut répéter les premières étapes jusqu’à arriver à la première pop-up. Mais il faut avoir préalablement sélectionné non pas la première colonne mais un tableau.

Une fois ces lignes supprimées et le tableau sélectionné, il vous suffit de faire « F5 » et de sélectionner « Cellules » puis « Cellules vides ». Toutes les cellules de votre tableau sont désormais sélectionnées.

Il ne reste plus qu’à saisir la valeur souhaitée et faire un « CTRL » + « Entrée ».

Il ne reste plus qu’à vous dire d’aller essayer ces astuces si vous ne les connaissiez pas. 😊

Il existe encore de très nombreuses astuces Excel que j’ai apprises récemment, mais je ne peux pas tout dévoiler dans un seul article. Si cet article plaît, je dévoilerai sans doute d’autres astuces dans de futurs articles.